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详解了算是。
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我们那儿干活的时候,首先得有个件头。
件头就类似于一个流转单,上面写着来文单位是什么,来文事项是什么,拟办处室是什么,拟办意见是什么?
一般是由厅办的机要收文后,填写相关要素,相应判断承办处室和办理建议。
这个环节挺重要,后面还会提到。
写法上,一般是写,由某处室牵头办理。
然后,办件交由厅办主任签字确认后,下发流传。
签字,是因为机要级别低,他的判断不作数,要处级领导签字后方才生效。
随后,办件会放在周转栏,等各个处室的内勤定期过去取,一般一天两三次。
内勤取了件后,简单整理、登记信息,然后送处长审阅。
处长收到流转件后,首先会分派任务,指定这个办件究竟由谁来办,然后把批完的件还给内勤(一般每天都有一沓要批)。
内勤再次登记后,把办件分给相应的某个材料狗。
之所以统一称为材料狗,是因为机关的事项嘛,归根到底是文来文去的。
无论你是写文件、意见、修改、特色、说明、总结、计划、表格、清单、简讯、做法。
都是文字,逃不出材料狗的范畴。
材料狗拿到办件后,一般要先“会”其他部门。
什么意思呢?
惯例,拟办意见一般会写,某处室牵头办理。
意味着可以有其他部门配合,包括其他处室、系统事业单位,甚至还可以给到其他委办局(不嫌麻烦的话)。
之所以承办不是一个部门、而是多部门,是因为这年头,随着责任体系的严明化和工作担当的退化,很少有什么事是可以一个部门、一个人勇于承担的,你想承担也不行。
所以,得把办件内容细分再细分,哪怕只涉及到其他业务几个字,也要尽量分办,让其他处室也提供一些办理内容,这责任不就分解了么?
这就是所谓的“会”其他部门。
于是,材料狗就细致地寻找蛛丝马迹,然后把涉及到的会办部门全写上,请它们也进行办理。
然后,办件继续交至内勤,由内勤分送至其他各部门内勤。(为加快速度,这时候一般会复印分送)
会办部门内勤收到件后,会重复刚才的程序循环,先统一交给处长,分派任务、指定材料狗。
再具体操作。
到了这时候,会办材料狗才真正开始对办件进行第一层的办理。
他们就各自涉及的业务提供一些文字内容、办理意见、说明材料等等。
随后,将材料交自己处长审阅签字。
还是这句话,材料狗级别低,他们写得东西不作数,要处长签字确认才能生效。
这个过程,有来有回是常态,材料正式确定没那么轻易。
好不容易,处长签字同意了,材料狗将办件交还给内勤,由内勤送还给主办处室。
会办工作完成了。
当然,对主办处室来说,发出去几个部门,就得回收几个部门。
所有会办件全收齐了,会办才算结束。
会办结束后,主办材料狗开始了第二层的办理。
他需要结合本部门内容、会办内容,对材料进行拼稿,形成整体稿件,报处长审批。
这份揉捏了集体智慧的材料,当然更没那么容易过审,再打几个来回是必须的。
直到终于,处长签批了,接下来就可以送分管副厅长签阅了。
但与副厅长对接的官方渠道,只有厅办。
所以,办件由原路返回,先交给处室内勤,内勤再送去厅办,厅办机要再择机一沓沓送给副厅长。
副厅长开始对办件进行审批。
一般来说,事情常规很小的、没啥可说的、表示同意的,副厅长就圈个圈,签个名,审批就通过了。
复杂一点的,会写一段批示,这个就没有定式了,批什么的都有。
更复杂一点的,副厅长还会批给其他副厅长、甚至正厅长阅,估计事情比较重要吧。
这种情况下,厅办就得一个一个再去流转,等每个厅长都签阅了,才算审批完毕。
完成后,机要将审批完毕的办件继续放在周转栏,等各处室内勤来取。
内勤取件后,将批完的件登记,再交给主办材料狗。
材料狗根据批示意见,开始材料的盖章、报送、反馈,有些还要开会、布置、落实等等。
等材料正式发出去之后,整个办件大概就终于结束了。
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这个流程存在这么几个问题。
首先是太长了。
收文后,要经历厅办到主办处室、到会办处室、到主办处室、到厅办、到厅长、到厅办、到主办处室等8次部门间周转。
要经历机要、厅办主任、主内勤、主处长、主内勤、主材料狗、主内勤、会内勤、会处长、会内勤、会材料狗、会处长、会内勤、主内勤、主材料狗、主处长、主内勤、机要、副厅长、机要、厅长、机要、主内勤、主材料狗等24次人物周转。
这个周转次数是相当恐怖了。
一般来说,部门内的周转会相对快一些,部门间就会慢一些。
如果涉及到给事业单位,那就更慢。
因为事业单位是个独立单位,相当于把你们的整个流程又完整复制了一遍。
人家也是要讲程序的。
另外,周转的时候,内勤、机要、处长等,不会有一件就送一件,往往要几件积在一起,才会送一次。
有一件送一件的话,那有的跑了,人家也不高兴。
所以,办件积压是肯定的,不可能快速流通。
另外对厅办来说,给厅长送办件也有个规律,不可能几分钟就敲一次门的,所以定了一天送两次的规矩。
周转多,每次周转又需要时间,加起来,时间肯定短不了。
其次,除了流程长以外,人不在也是个硬伤。
流转要涉及24人次。
在整个流转过程中,谁能确保这24人次都时刻枕戈待旦?
实际上,除了内勤相对固定办公以外,材料狗和处长都经常要参加各种会议、活动、调研。
尤其是处长、厅长,一半时间可能都不在位子上。
所以,流转的各个环节都会出现“件等人”的情况,有时遇上人出差,一等就是两三天。
那有没有可能统筹安排,让在岗的人代办呢?
不太可行。
一方面,材料狗们自己的活儿都干不过来,对别人的业务更加唯恐避之不及。万一接过来是个坑,很久都甩不掉,算谁的。
另一方面,领导签字不可能轻易授权,一半时间都不在,一半时间都要授权么?
所以,除非是紧急事件,都得等当事人回来。
一圈下来,等人的时间加起来可能就得三五天的。
再次,审批权限和层级也会制约效率。
在任何环节中,材料狗都没有决定权,处长签字是最低责任保证。
所以,材料狗层和处长层发生频繁的互动,七稿八稿就是发生在这个时候。
当然这个得具体看人。
处长爽气的,大笔一挥,看也不怎么看。
处长黏人的,为了几个表述,修改两个礼拜字都签不出来。
这里面的逻辑是这样的。
一般来说,主办人作为具体工作方,总是希望赶紧清场完事,好开始下一项工作。
可作为审批人来说,自己并没有动手做,体会不到具体业务的繁琐和辛苦,因此反而要求变高了、标准变严了,揪着几个字死活不让过。
这是由位置决定的行为逻辑(上次说的甲方思维)。
当一举一动、一蹙一颦都要领导签个字的时候,效率肯定高不了。
综上,在诸多原因的加持下,一个办件办上一两个礼拜是基础操作。
哪怕,最终办理材料也就半页纸,半小时能整完的,还是得搞上个十天半个月。
时间精力全沉淀在了这程序之中。
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以上,尽管效率很低,但办件仍然是按着既定的路线在完成。
不过,道长没有关系,问题是不能道阻且长。
扯皮,是另一个大问题。
扯皮从一开始就开始了。
当机要开始填写拟办意见的时候,他其实将这项工作交给了某个主办处室。
虽然,拟办意见一般写得是牵头,即允许主办处室会同其他处室一起办理。
但牵头便是冤大头。尤其是那种综合性意味比较强的工作,凭什么是我牵别人头,不是别人牵我头?
要知道,同样办理一个件,责任毕竟是落在牵头处室身上的,报厅长审批的也是牵头处室。
会办处室可以轻描淡写提一句“无意见”。主办处室就不敢这么随意。
所以,谁都不愿意主办。
那么,厅办公室填写的拟办意见就一定正确吗?
它说是我办就我办?凭什么?它谁啊?
主办处室研究内容后,决定去据理力争。
——“你看,这个件虽然表面上提了发补贴的政策,但内涵所指却是个诚信问题,所以应当由监督部门来主办”。
但厅办肯定不能惯着你,如果人人都对拟办意见产生质疑,那每天几沓的件还怎么分办呢?
于是,争论从材料狗和机要的层面,上升到处长和厅办主任的层面,甚至可能到副厅长的层面。
不过,对副厅长来说,事不管谁办总要办,交叉性工作总要有个牵头主办,没有绝对公正,所以一般只能当和事佬。
“这件事上你们辛苦一下,就算了”。
厅长开口了,这次扯皮就到此为止。
尽管目的没有达到,但给厅办施加的压力却实实在在:别以为什么事都可以扔给我,我们也是会反驳的。
拟办扯皮结束后,会办扯皮开始了。
主办部门请会办部门参与办理,也是缺乏强制力的,会办部门表示为什么是我?
双方开始就内容细节开始争论。
大概就类似于“扫地机器人究竟归扫地部门管还是归机器部门管”这样的争论。
由于体制往往对工作职责的划分较为懈怠,平时没有人愿意细细研究确定。
所以,遇到具体业务的时候,会办就有了扯皮空间。
扯皮之下,提供出来的材料也很可能虚虚实实,甚至干脆不提供也是可以的。
主办部门不满意,却无可奈何,因为大家都是平级部门,终究只能听之任之。
当然,主办部门也不是全无报复手段。
最后的稿件,是由主办部门撰写、呈报的。
那么,在涉及下一步工作安排的时候,故意把工作责任写到别人身上。
请问,阁下又该如何应对呢?
工作汇报嘛,横竖就是一张嘴、一支笔,怎么写都行,想要写你,总有一万种方法。
会办部门自然是暴跳如雷。
“你都没经我同意,凭什么安排我的工作责任呢?”(其实商量过了,不是谈不拢嘛~)
这样的话,我也要抗议,就不配合,啥也不干。毕竟,牵头主办的还是你。
这自然就陷入了无尽的拉扯循环。
更复杂的问题在于,就算存在争议,报告呈送上去的时候,厅领导还是会签批的。
他不知道你们里面的故事,只当是四平八稳的。
工作只要有落实就行了嘛~谁做不是做呢?
当然,如果欺人太甚的话,事情可能会申诉到厅领导那里。
厅领导看着自己签过的字,只能继续当和事佬。
“小事小事,你们再去商量商量吧,看看如何分工”。
于是,这件事的落实就真有可能黄在那里了。
反正,黄了的事又不是只有这一件。
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“办件”机制存在着诸多的问题,不过当前,它依然是体系运转的规范性流程。
比流程不畅更麻烦的是没有流程。
如果没有办件的话,那么连工作都无法开展了。
比如,作为一名工作人员,某一天我发现了一个问题。
经过思考,我觉得这个问题可以通过某种策略解决。
怎么实施这项策略呢?
所有的体系、所有的部门、所有的实施单元,都需要办件。
办件是开展工作、落实工作的源头。
没有办件,实施单位为什么干、凭什么干、怎么干?
而此时此刻并没有办件。
没有办件,还想开展工作,就不得不创造一个办件,凭空拟一个汇报稿,用以启动流程。
但是,在一切都自上而下的工作体系中,某个工作人员凭什么独自形成一个自下而上的办件呢?
厅办拟办的办件,尚且存在各种阻力和扯皮,一个小兵所发起的办件,如何能通过层层签字,得到各方的配合呢?
这么看来,办件更像是一种约束机制,将整个工作体系,牢牢至于规定的框架和流程中。
没有可以脱离办件而存在的工作;
再正确的工作只要没有办件这个由头,就无法进入工作流程;
看似开了很多会、说了很多话,其实都是无用的,一切以办件为准。
哪怕是领导们的要求,最后也得转化成一个个件,否则就是嘴上谈兵。
没有办件,全是假的。
有意思。
over。