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今天不吐槽，讲点实用的～
究竟该怎么办好一场大会？有哪些细节考虑？有哪些工作逻辑？
一并聊聊。
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首先，办一场会，可以分成三个阶段，会前、会中、会后。
每个阶段的工作逻辑是不同的，具体任务也完全不同，所以要分开讨论。
其次，会议的工作，总体上也可以分为会务部分和材料部分。
这两部分的工作性质相差很远，所需要的能力点和工作量也不一样。
最后，办会不可避免的要用到钱。
怎么用好钱，又是一个特殊的工作赛道。
因此，如果你从头至尾，独立一人，完成办会的各个模块。
那绝对将会非常酸爽，并产生巨大的迷惑：
我独立制片、导演完这场戏，目的何在？真正起到了办会所想实现的目标么？
好了，多说无益、开始正题。
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一，会前
会前是办会过程中最磨人的部分。毕竟究竟应该用多长时间筹备会议并没有定论。
理论上，提前两三个月就开始筹划也是完全可以的。
但同时，提前两三天才急急忙忙赶鸭子上架也不是没有。
早有早的好，晚有晚的好。
越早时间越充足，办会筹备就越细，考虑安排就越到位。
但是，人其实没法儿预见和掌控太长的过程，早谋划意味着变数也较大。工作量相应也越大。
当然，时间也不能太晚，很多刚性环节的主动权并不是掌握在自己手里的。
就算作为办会者可以无限压榨自己，但你无法严苛地要求其他人，对吧。
所以，我建议早谋划、晚启动。
越早谋划，自己心里越有底，遇事完全不慌；
而晚点启动，则颇有一种逼领导上梁山的感觉。意思就是：领导，没时间了，别折腾了，就这么开吧，来不及了。
在会前环节中，最重要的是会议方案。
方案写好了，后面的一切都只要无脑执行就行了。
当然，也别太迷信方案。领导向来就对方案计划这类东西没什么敬畏，定好的东西也是说改就改。
因此，方案更像是一个框架，有时候内容并不重要。但方案里所提到各种要素，却能够充分提醒决策者，办会所将面临的各类问题，以便于打起精神应对，不要以为一切都那么容易。
这时候，并行的就有几条线同时开展。
一是得确定会议的规格、规模。
会议规格主要就取决于高级领导参不参加。
只要有上级领导或高级领导参加，那这个会的规格性质就上去了。
它大概率会变成一个邀功会、展示会、盛会。
这种会，领导一般都高度重视、千叮万嘱，优先级爆表。
相反，一个会如果没有上级领导参加、纯粹是对下的，那它就是个工作布置会、动员会。
很可能，本单位的大领导们也未必参加了。
此外，会议的规模取决于每个条口、每个地区的参加人数。
多一人和少一人造成的区别往往会是总数翻个倍。
不过，更多的时候，即使你明确了参会对象，也不能完全控制参会人数。
同样要求分管领导和科长参加，有的地方会只来一个，有的地方却来了四五个。
所以，控制规模的最好办法就是在会议通知的时候写死参会人数，或干脆附上参会回执，要求参会单位反馈，从而精准的掌握人数。
知道了规格和规模，接着就可以确定会议的场地了。
场地当然也是重中之重。
_首先，_它和规格有关。规格越高，便需要更高逼格的场地。
_其次，_它和人数有关。人越多，需要订越大的场地。这是废话。
_再次，_它和交通有关。一般要找交通便利、方便停车的地方。
_然后，_它和配套有关。投影、音响、巨幕、午餐、茶歇、甚至住宿等等，功能越多能实现的目标就越多。
_最后，_它当然和价格有关。人均费用要低于标准线才行，现在这方面管得极严。
所以，才需要确准的方案，以便于框定人数、框定场地。
不过，场地毕竟不像人数那样只是一个简单的数字，每一个场地都是个性化的。
它的长宽高、它的装修、它的风格、它的气质、它的交通等等。
因此，会场确定最麻烦的不是硬方案硬需求，而是领导的好恶，这是无论什么方案都无法预料的。
筹备人只得派员事先到会场踩点，拍回会议现场的视频和照片，请领导定夺，这样才敢把会场给确定下来。
然而，一旦遇到会议日程有变，或者场地预订紧张等情况。好不容易确定下来的整套方案，可能又要重新变更。
所以，会务人往往倾向于固定的老场地，更极力劝说领导不要随意变更会议安排。
三是会议通知
等走到会议通知这一步，整个会议的框架已经八九不离十了。
但是，不要小瞧会议通知，这是整场会议组织的集大成者。
所谓的会议通知一般分两种，对于高级领导，称为邀请函；对于一般参会者，称为通知。
但无论是哪一种，所有的要素都需要在会议通知中体现，包括时间、地点、人物、事情。
地点，可能会详细到交通线路、交通图；
人物，会详细到具体哪方面的人参加；
事情，会详细到具体工作甚至具体议程。
此外，还有参会要求的提示、发言的提示、防疫的提示、停车的提示，以及参会的回执，会议联系人自己的姓名联系方式等。
会议通知是对外一次性买卖，通知发出后回收或修改重发、撤销的成本都很高。
因此，尽可能在一张通知里把所有的要素都列举全，让与会者能够无脑地根据通知，准确地坐在应当的位置上，并不会漏带什么东西。
有时候，在整体筹划会议的时候，不妨以“会议通知”为锚点。
假设要发出一张完美的会议通知，还有哪些要素是没有确定和落实的？是对象、场地，还是时间、内容？
有时候，开会看似复杂，其实只要拿出一张老的会议方案或者会议通知，然后遵循着上面的要素，一项一项的修改、沟通、报批、攻坚就可以了。
这也就是为什么，做多了会议安排，再组织一场新的大会，也并没有什么特别可怕的。看似复杂，也就这点事而已。
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但是，从会前安排这个大的概念来说，会务部分仅仅是其中的一个部分，虽然也很繁琐、很重要，但不是最关键的。
更吃重的是材料部分，也就是会议具体内容。
毕竟，开会开会，不是“富丽堂皇、齐聚一堂”就完事儿了。
大家总得聊点什么吧。
按照我们现在的尿性，大会上的一字一句，皆有台下的充分准备。会上说多少，台下材料就得准备多少。
材料部分包括了，会议议程、会议名单、会议阅览材料、会议发言稿、以及会议ppt、会议短视频。
我们一个一个来解读一下。
会议议程，来源于对整个会议进程的构架。
比如说，甲领导先致辞，然后播放视频短片，然后乙领导通报年度工作，然后三个地区交流经验，然后集体座谈交流，最后丙领导讲话。
以上就是一个范式的议程框架。
但确定议程的难点在于，需要精确的定下每一档议程的名称标题、发言人以及发言的时长。还不能和实际有太大出入。
其中，有些议程是本单位直接负责的，时间很好把握；但有些交流环节、讲话环节是请别人来讲，并不见得能事前确定，那就要凭经验估算，并在会议中加以控制。
再说会议名单，名单主要包括参会领导和参会人员。
参会领导是会议的牌面，所以这块名单是重中之重，不仅不能错，还要编排合理、符合惯例、规范正确。
谁前谁后，职务怎么写，格式范式如何，都是不能擅作主张的，这玩样儿上了大会是要被各级领导反复“检验”的。
除了参会领导，普通参会人员这块的名单压力相对小一点，一般是根据参会回执制作即可，很多会议也不需要特意准备普通参会者名单。
但由于领导日程、参会人员一直在变，往往不到会前一刻还定不下来。
因此，临近开会，参会名单还在修改打印的情况屡见不鲜，这个确实也没办法，非人力可为。
接着讲讲会议的诸多内容性材料。
具体来讲，分为致辞稿、主持稿、主报告、分报告、交流报告、各级领导讲话稿。
这些其实没啥好多说的，就是靠材料写手们一篇一篇码出来的。
有可能是几个材料狗分工合作，但也可能是一个材料狗总承包的。
我就曾经是这样的材料狗，除了其他单位的交流稿由他们的狗自己负责外，本单位所有的大小稿件我一人承包。
写到后来，既要想象副市长的高瞻远瞩，又要想象局长的客套致辞，要想象分管局长的雄心勃勃，还要想象单位一把手的实务报告，再加上主持稿，发言ppt，交流感想体会等。
正常人类是不应该如此分饰几角的。一套下来，基本上就精神分裂了。
但这些材料，构成了整个会议的主干。
开会开会，就是读你写得材料，全部读完，会议结束。
此外，会议上的各类发言，经过选择性的编排取舍，制成的就是会议阅览材料。
材料经过精美的印刷封装，成为了会议的牌面和逼格之一，甚至还被认为有一定的纪念意义。
这是卷出真情了属于是。
不过，会议材料往往和议程名单一样，哪怕到了会议前一天晚上了，它还在修改，高级领导还在关照，哪里哪里再加上一句话。
这时候材料都印下去快印好了，还怎么改？
后来我想出来的办法，就是单独为领导再做几本，就发给领导们自己。台下的材料就不动了。
到时候，领导翻开特制的材料，发现自己要求的语句已经改好了，便心满意足了——就跟拿棒棒糖骗小孩子似的。
总之，会议材料部分是会议最吃工作量的部分，它和会务部分完全是两种性质的工作。
一个是写材料的能力，一个是沟通协调安排的能力。
当这两项工作全都集中在一个人身上的时候，这个人就会崩溃。
这倒不是说能力够不够的问题，而是难以在不同纬度间切换，一旦强行切换，两边的思路就都会被打断，造成材料写不下去，会务错误百出。
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以上是第一大方面，会前准备。
接着聊会中操作。
会中即是在会议召开当日的诸项会务工作，可以算是临场操作了。
总体上，只要会前工作做得完美，会议过程基本上就可以不偏不倚、按部就班，直到结束。
当然，活儿还是有的。
首要的是会场所有设备的调试、开机、使用。主要是话筒、音响、投影、电脑等等。
这里面有一个真理，就是千万别相信其他人，只有亲自上手，开机、试一遍、ok了，才能放心。
当然，也发生过昨天晚上调试是好的，次日开会却设备失灵的情况。话筒没声儿了，音响出现啸叫，投影幕布放下不来，电脑突然蓝屏了。
只要会开得足够多，各种幺蛾子临场事件都会发生。
所以，只能在当日早晨，提前再去调试一遍，调试完也就不关机了。
电子产品只有让它开着，才能确保是好的。
其次，是主席台和席卡。
主席台准备坐几个领导，座次如何确定，席卡如何摆放，这是大事。
需要在会议前，全部摆放到位。席卡名字打错也是常有的失误。
摆席卡当然是有规律和套路的。
不过大原则只有一条，叫左贵右贱。
因此，排席卡的时候，就从中间开始“左右左右左右”这么的按大小排就可以了。
当然，现实情况会非常复杂，有的得按人群分，有的得按地区分。总结来说，席卡的摆放，尤其是主席台的摆放是一项决策。由领导决策、验收后才能确定通过。
然后是签到。
签到的关键在于守住唯一的入场关口，设置多个可供并行签到的位置。
特别是大型会议，一开始看着没什么人到，零零星星的。但随着临近会议点，人群突然大规模涌入，一下子堵在了签到口。
因此，签到台要宽、签到单要多、签到笔要管够。
地道点的，再准备些引导的人手，省的参会者入了会场找不到座位，看起来乱糟糟的。
签到单也有讲究，看中签到过程不在乎准确率的，用空白签到单，这样大家签起来快，但谁来谁没来有时候不好掌握（如果没设席卡的话）；
相反，看中出席情况的，就得用对号入座的签到方式，这样谁到谁没到就一目了然了。
再然后是发言席（立式）。
发言席没啥大花头，但几个关键要素要把握好。
比如，能不能放置电脑、让发言者可以边放ppt边操作；
比如，高低要调好，既不能让高个儿太弯着腰，也不能让矮个儿被遮了头。
这个我们是吃过亏的，试高度的时候，工作人员按着自己的身高调试了。
结果发言的时候，领导矮不少，头都露不出来。属于会务失误。
然后还有迎宾环节。
高级领导的到场牌面和普通参会者自然是不同的。
需要由组织方早早的等候在门外，候迎领导到场。
然后一路引入贵宾室，茶水先喝起来，并由主要领导单独陪同聊聊天。
等到场外坐定，会议到点后，领导们才粉墨登场，庄严肃穆的走上会议主桌。
这场面和派头一般人模仿不来。
此后到了流程部分，一般就是跟着议程走、读稿子，没什么新鲜的。
不过，也有些会议的流程环节会相对复杂一些。
比如，有的包含颁奖环节，需要参会者一个个上台领奖，领导颁奖握手拍照之类的。
有的包含揭牌启动仪式，要准备牌匾或启动器，然后领导集体上前，揭幕或者启动。
有的包含圆桌和登台交流环节，要请领导上台，然后由主持人进行圆桌交流。
还有的会议需要远程连线，通过视频会议邀请领导专家专题发言什么的。
对于这些环节，唯一的办法就是设计详细的每一步流程，然后结合实景多演练几遍。演练都顺畅，现场才能顺畅。
不过，这里面还是会引起误区，就是演练的时候，会务人员会想当然的想象发展进程。
然而在正式会议的时候，当事方可能并不领会流程设计，走错、搞错的情况也不少。
所以，对于此类相对复杂的环节，临场的引导、辅助也必不可少。
最后，会务中间的倒水、茶歇等工作，以及摄影摄像、讲话录音，还有电脑台操控、ppt切换等，属于是标配了，人力越多做起来越稳妥，如果只有一个人的话绝对就手忙脚乱了。
不多说了。
当会议走到临场这一步的时候，虽然精神还是高度紧张，但内心却是放松了。
就像跑步比赛一样，既然已经开跑了，那一切都多说无益了，照着议程，向着终点冲过去就好。
无论是办的出色还是得了教训，也就这么回事情了。
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好，会议开完了，但会后，围绕整场会议活动的衍生工作却还没完。
第一项是费用报销。
现在报销很严格，需要准备完整的报销材料才行。
包括，会议的请示批件，会议通知，会议签到单（要点人头），会议发票，发票明细清单，报销流程的审批单等。
报销经过层层审批，整套材料录入系统后，才由财务进行打款，整个费用流程才算完成。
第二项是整活儿。
既然开了这么声势浩大的会议，如果不顺势整点活儿，这会不是白开了？这钱不是白花了？
所以，得整，得加倍的整。
首当其冲的是会议简讯。
几月几号，谁谁谁在哪儿召开了啥啥会议，某某领导莅临，会议先是，然后，接着，最后。领导作了讲话，他指出、他强调、他要求，会场气氛热烈，成效显著，我们将继续做好，再接再厉。。。
其次是大部头宣传材料。
以会议为契机，某项创新工作全地区领先，工作如何有特色、如何惠民，如何突破，如何敢于担当。然后领导是如何肯定，我们将如何继往开来等等。
这样的宣传材料，往往要形成统发稿，提供本地媒体，然后刊发，在朋友圈疯狂转发，形成整活儿效应。
除了这些，有时候还要将领导讲话指示整理成篇，学习贯彻。
前面不是录音了吗，那会后就要整理，当一回人工语音识别软件，暂停、播放、回退、再播放、再暂停。
总之，在写完所有的宣传材料后，围绕会议的所有工作终于告一段落了。
也许，下一场会议正在等待和萌芽之中。
就像这世界一样，生生不息、循环往复。
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尾声。
办会的事写得比较乱，也不太能面面俱到，因为确实也很乱，需要兼顾的细节点非常多，一个人办会的话头非常大。
这也是当年我个人的宿命。
后来，单位做了些分工，由一人专门负责会务部分，一人专门负责材料部分。所谓一个主外、一个主内，情况才有所改观。
最后，聊一些感想。
会议即使工作，工作即使会议。
从这个角度讲，办好会议就是做好工作，会议是不是起到效果和办会者无关。
但是，会议办的究竟好不好，并不是参会者说了算，也不是由会议效果说了算。
开大会，看起来是面对众多参会者而组织的一场盛大的聚会型活动。
但说到底，一切都是唯上的。
所有的安排，无论是什么流程，其实都是为了让主席台上的人、或者是台下的某个直属领导满意。
只要他满意了，我就释怀了，其他皆是浮云。
每次大会的进程中，我总是不自觉地看向那个人，他是不是正满意地微笑着？他是不是得意的沉浸在顺畅的流程中？他是不是对稿子的宣读感到愉悦？
一旦某个环节让他紧张起来，似乎想要摇人的样子，我立马就蹦起来冲到他面前，“鞍前马后、关怀备至”。
也正是在这样的主导思想下，会议被一场一场的办了出来。
办会的经验越来越丰富，能干程度也越来越得到认可，在“让领导放心、让领导满意”这条路上，越走越远。
于是，我想起了昨天在知乎上看到的一个帖子，叫“舔狗到底有多么卑微”
帖子相当搞笑，各种魔幻内容满天飞，刷起来就差点没停下来。
但冷静一盘算，在职场中，谁又不是个舔狗呢？而且个个舔的理所当然、舔的无与伦比。
卑微而恭顺。
如今，由于众所周知的原因，办会的频率已经大幅降低，只有那种包揽天下的酸爽感依然留在记忆之中。
提示着我，那个舔狗的彼岸并不遥远～